はじめに
先日、ソフトバンク社主催のセミナーにて、労務手続きのIT化に関する興味深いツールのプレゼンを聞いてきました。
間接業務の効率化なので弊社業務とは直接関係がないのですが、効率化ツールとして効果が高そうであることに加え、今後政府が推し進める働き方改革の方針に直結しており、インパクトが大きかったため、この場で紹介させていただきます。
オフィスステーションというツールです。
労務手続きIT化のためのツール
日本は先進国諸国の中でもIT化が遅れており、「未だにFAXがフル稼働している」などと揶揄されることもあります。
間接部門の中でも、税金関係はIT管理が比較的進んでおり、税務申告等で用いるe-Taxの普及率は2017年現在で75%ほどだそうです。
一方で、労務関係は真逆で、10%にも満たないと言われています。
背景的な流れを把握すると、労務手続きのIT化が遅れていた理由や、上記ツールにインパクトが感じられる理由が分かると思いますので、以下でご説明したいと思います。
労務手続きのIT化が進まなかった理由
そもそも、税務手続き・申告にe-Taxがあるのと同様に、労務手続き・申告にはe-Govという電子申請サイトがありました。
それが15年以上前から存在しているにもかかわらず、未だにその利用率が10%未満なのです。これには大きく２つの理由があります。
- e-Govの初期設定が難しい＆面倒
- e-Govの使い方が不便
この２点です。
前者については、電子証明書の取得にはじまり、パーソナライズの開設やJAVAのインストールなど、多くのステップを踏む必要があります。
また、後者について、実際に電子申請を利用している方の中には、入力が不便なので、まず紙面に記入してから入力画面に転記する方もいるのだそうです。
これでは単なる二度手間です。「電子申請いいよ！」とはならず、「電子申請やめた方がいいよ！」となります。その結果の普及率10%未満なのですね。
よって、電子申請を諦めた場合、残る方法は
- 専門家（社労士等）に依頼
- 自社で手書きで申請
この２つしかなくなります。
内閣府が規制改革の推進へ
政府では昨今、生産性向上や残業時間の削減など、働き方改革を大々的に謳っています。
その一環として、行政手続に関する重点分野として9分野を挙げ、2020年までに手続きコスト20%減の目標を打ち出しました。
9項目の中には、「社会保障に関する手続き」「従業員の労務に関する手続き」も含まれています。
そしてそれを達成するため、政府は2014年10月に電子申請の普及に向けて外部連携を開始しました。
これは電子申請手続きが便利になるようなシステムを開発した民間企業と連携するということで、要は民間企業に助けを求めたということですね。
その結果として開発された、手続きのIT化と簡略化を両方実現したようなシステムが、上でご紹介したオフィスステーションということになります。
具体的な機能と特長
- 電子申請のための準備が簡略化された
- 対応帳票数が充実している
- 業務効率化、業務自動化の追求
- その他、強固なセキュリティ、メンテナンスフリー、ユーザーサポートの充実など
利用のための準備手続きが、電子証明書の取得のみに簡略化されました。これにより、e-Govが普及していない理由その１「初期設定が難しい＆面倒」がクリアされたといえます。
入社時から転勤、結婚、昇給などのイベントごとに発生する手続きの際に必要な帳票数100種類以上に対応しています。
e-Govが普及していない理由その２「使い方が不便」を大幅に解決しています。データ連携により、例えば従業員がスマホから入力した日々の勤怠情報が、そのまま離職証明書へ自動入力されるなどの効率化を実現しています。いちいちセルを合わせて数字を入力していく必要がないわけです。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
政府によると、法人税手続き（e-Tax）は平成31年までに電子申告が義務化されるそうですが、社会保険・労働保険手続きについても平成32年までの電子化を徹底するのだそうです。
現状のe-Gov利用率10%未満を鑑みると、強気な数字に思えますが、先に挙げたようなツールなどを用いた民間提携に効果が出てきているということではないでしょうか。
近いうちに電子化される作業であれば、本ツールで利便性を試してみるのもいいかもしれません。30日間無料トライアルも可能です。ご利用にあたり、本稿が何かの助けになれば幸いに存じます。
※本稿は株式会社エフアンドエム様のセミナー発表情報をもとに構成しております。
